Registro de Proponentes
El Registro Único de Proponentes- RUP – debe llevarse ante las cámaras de comercio por las personas naturales o jurídicas que pretendan celebrar contratos con las entidades públicas.
En el Registro Único de Proponentes- RUP permite:
- Inscripción: Aplica para aquellas personas que por primera vez desean registrarse y para aquellos que en algún momento lo estuvieron, pero le cesaron sus efectos por no renovar su inscripción dentro del término establecido en la ley.
- Renovación: Se hace de manera anual con un periodo que comprende hasta el quinto día hábil del mes de abril, sin importar la fecha en cual el proponente se inscribió. En la renovación se pueden modificar todos los datos, además es el único momento para modificar la información financiera.
- Actualización: Se realiza cuando el proponente desea cambiar la información de su capacidad jurídica y/o experiencia exclusivamente.
Qué es
Es un registro de creación legal que llevan las cámaras de comercio, en el cual deben inscribirse las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia que aspiran a celebrar contratos con las entidades estatales para la ejecución de obras, suministro de bienes o prestación de servicios, salvo las excepciones señaladas en la ley. En este registro consta la información relacionada con la experiencia, capacidad jurídica, capacidad financiera, capacidad de organización y clasificación del proponente.
Cómo lo hago
- Ingresar a la página web www.ccas.org.co
- Diligenciar el formulario virtual el cual que le indicará los datos a suministrar y los anexos que deberá adjuntar para soportar la información diligenciada.
Recuerde que:
- Deberá estar previamente inscrito en la plataforma
- Si adicionalmente desea radicar el trámite 100% en línea, el usuario creado debe corresponder a uno de los representantes legales.
Requisitos
- Estar domiciliado en la jurisdicción de la Cámara de Comercio Aburrá Sur que comprende los municipios de: Caldas, Envigado, Itagüí, La Estrella y Sabaneta.
- Diligenciar el formulario virtual el cual comprende:
- Relacionar la experiencia que corresponde a los contratos ejecutados.
- Acreditar la capacidad jurídica, según el caso.
- Demostrar su capacidad financiera y organizacional de acuerdo con los estados financieros.
- Seleccionar las clasificaciones de bienes o servicios hasta el tercer nivel del sistema de codificación de las Naciones Unidas, que estandariza productos y servicios.
Nota: En caso de radicar el trámite físicamente en una de nuestras sedes, el formulario debe estar debidamente diligenciado y firmado en original, los anexos pueden traerse en copia simple.
Trámite en línea
Realice aquí su trámite de inscripción, renovación, actualización o cancelación de su Registro Único de Proponentes
Preguntas Frecuentes
¿Quiénes deben inscribirse en el Registro Único de Proponentes?
De acuerdo con la Ley 1150 de 2007 todas las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, se inscribirán en el Registro Único de Proponentes del Registro Único Empresarial de la cámara de comercio con jurisdicción en su domicilio principal.
¿Dónde debo inscribirme?
Las personas naturales y jurídicas deberán inscribirse en el registro de la Cámara de Comercio que tenga jurisdicción en el domicilio principal de quien se inscribe. Ahora bien, cuando la persona natural cuenta con más de un domicilio, deberá inscribirse ante la cámara de comercio con jurisdicción en el municipio en el cual tenga el asiento principal de sus negocios. Es importante aclarar que, si la persona natural se encuentra inscrita como comerciante en el registro mercantil de alguna cámara de comercio, se presume que el asiento principal se sus negocios están en el municipio donde tiene jurisdicción la cámara de comercio en la cual está matriculado y no en otro distinto. Para el caso en el que el proponente, persona natural, cuente con más de un domicilio, pero el asiento principal de los negocios sea en el Aburrá Sur, se solicitará una certificación suscrita por él, en la cual conste tal situación. Las personas jurídicas extranjeras con sucursal en Colombia se inscribirán ante la Cámara de Comercio donde se encuentre inscrita la sucursal de esa sociedad extranjera.
¿Cuál es el papel de las cámaras de comercio entorno al RUP?
Las cámaras de comercio tienen la función de verificación documental, como un tercero imparcial. Su papel radica en recibir y verificar documentalmente la información de todos los proponentes. Lo certificado por la Cámara de Comercio Aburrá Sur es plena prueba para las licitaciones con el Estado y, salvo las excepciones legales, las entidades estatales no pueden exigir requisitos adicionales.
¿Qué documentos debe presentar el proponente para inscribirse al RUP?
Debe aportar los documentos para acreditar la capacidad jurídica, financiera, organizacional y la experiencia.
¿Qué trámites se adelantan ante el Registro Único de Proponentes?
El registro Único de Proponentes cuenta con cinco trámites a saber: (1) Inscripción, (2) Renovación, (3) Actualización, (4) Actualización por traslado de domicilio, y (5) Cancelación.
¿Cómo se hace la renovación del Registro Único de Proponentes?
La renovación es un trámite que debe ser adelantado a más tardar el quinto día hábil de abril de cada año, por aquellas personas que figuran con su registro de proponentes vigente y que se han inscrito antes del primero de enero del año en curso, con la finalidad de prorrogar la vigencia de su registro por un año más y modificar la información que ha perdido vigencia por el transcurso del tiempo o porque ya no es la información correspondiente.
¿Cuándo hago la actualización del Registro Único de Proponentes?
La actualización es aquel trámite que llevan a cabo aquellos que tienen registro de proponentes vigente y desean modificar en cualquier tiempo su experiencia o su capacidad jurídica. La actualización por cambio de domicilio la lleva a cabo el proponente que ha cambiado su domicilio principal y producto de esta situación se debe trasladar su registro de proponentes a la Cámara de Comercio con jurisdicción en tal domicilio.
¿Cómo hago la cancelación del Registro Único de Proponentes?
La cancelación la adelanta el proponente que no desea continuar inscrito en el registro. Quien desee volver a figurar en él deberá inscribirse nuevamente.
¿Qué es un código UNSPSC?
El Código Estándar de Productos y Servicios de Naciones Unidas (The United Nations Standard Products and Services Code) es una metodología uniforme de codificación utilizada para clasificar productos y servicios.
¿Qué deben contener los Estados Financieros?
Los estados financieros básicos (Ley 1314 de 2009, Decreto 2420 de 2015) deben contener:
- Estado de situación financiera
- Estado de resultados
- Estado de cambios en el patrimonio
- Estado de flujos de efectivo
Los estados financieros deben estar acompañados de sus respectivas notas que son parte integral de todos y cada uno de los estados financieros, facilitando su comprensión y utilidad.
Se exceptúan de presentar estado de cambios en el patrimonio y estado de flujos de efectivo las microempresas.
Tenga en cuenta: De acuerdo con los marcos técnicos normativos para la preparación y presentación de Estados Financieros bajo Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), es necesario que en las notas a los estados financieros indique el marco técnico empleado para su preparación o el Grupo en el que se encuentra clasificado para su presentación.
Nota: La información financiera incluida en el formulario RUES y Anexo 2 debe ser igual a la indicada en los estados financieros que aporta y coherente con la reportada en el Registro Mercantil o ESALES, si es proponente matriculado o inscrito en estos registros.
Guía
INSTRUCTIVO RENOVACIÓN REGISTRO UNICO DE PROPONENTES
Normatividad
Acreditación de Información Financiera
El Gobierno Nacional a través de los Decretos 399 del 13 de abril y 579 del 31 de mayo de 2021, le permite a los proponentes acreditar el mejor indicador financiero y organizacional de los últimos 3 años, con el fin de contribuir a la reactivación económica.
Esta modificación brindará herramientas adicionales a las entidades estatales para la planeación y análisis del sector, determinando los requisitos habilitantes exigibles en sus procedimientos de selección, particularmente, en relación con la capacidad financiera y organizacional de los proponentes. Para el efecto, los procesos de contratación estatal a partir del 1 de julio de 2021 tendrán en cuenta la información vigente y en firme que conste en el RUP, con los indicadores de capacidad financiera y organizacional del mejor año de los últimos tres (3) años, modificando de esta manera algunos artículos del Decreto 1082 de 2015.
Para efectos del Registro Único de Proponentes la información de la capacidad financiera y organizacional funcionará así:
A partir del 1 de junio de 2021, para efectos de la inscripción en el Registro Único de Proponentes, el interesado reportará la información contable (Estados Financieros), correspondientes a los últimos tres (3) años fiscales anteriores, es decir, 2018, 2019 y 2020.
En aquellos eventos en que el proponente no tenga la antigüedad suficiente para aportar la información financiera correspondiente a los tres (3) años descritos en el inciso anterior, podrá acreditar dicha información desde su primer cierre fiscal.
El proponente con inscripción activa y vigente que no tenga la información de la capacidad financiera y organizacional de los años 2018 y/o 2019 inscrita en el Registro Único de Proponentes, durante el mes de junio de 2021, podrá reportar por única vez, mediante una solicitud de actualización, únicamente la información contable correspondiente a estos años, sin costo alguno.
El proponente que tenga o haya tenido inscrita en la cámara de comercio la información de la capacidad financiera y organizacional de los años 2018 y/o 2019, no deberá presentar la información que repose en la respectiva cámara de comercio, la cual conservará la firmeza para efectos de su certificación.
En los casos anteriores, la información de la capacidad financiera y organizacional de los tres años mencionados, aparecerá en el Certificado del Registro Único de Proponentes a partir del 1 de julio de 2021.
En el año 2022, para efectos de la inscripción en el Registro Único de Proponentes, el interesado reportará la información contable (Estados Financieros), correspondientes a los últimos tres (3) años fiscales anteriores, es decir, 2019, 2020 y 2021. En aquellos eventos en que el proponente no tenga la antigüedad suficiente para aportar la información financiera correspondiente a los tres (3) años descritos en el inciso anterior, podrá acreditar dicha información desde su primer cierre fiscal. El proponente que tenga o haya tenido inscrita en la cámara de comercio la información de la capacidad financiera y organizacional de los años 2019 y/o 2020, no deberá presentar la información que repose en la respectiva cámara de comercio, la cual conservará la firmeza para efectos de su certificación.
Para acreditar la información contable indicada para cada año, el proponente deberá adjuntar en la plataforma en un solo archivo en .PDF por la opción ACTUALIZAR REGISTRO DECRETO 399:
- Estado de Situación Financiera
- Estado de Resultados
- Estado de Cambios en el Patrimonio
- Estado de Flujo de Efectivo
- Notas a los Estados Financieros
- Certificación a los Estados Financieros
- Dictamen a los Estados Financieros suscrito por el Revisor Fiscal, en caso de tener el cargo.
- Copia de la tarjeta profesional del contador y/o revisor fiscal y Certificación vigente de antecedentes de la Junta Central de Contadores
En el caso de las microempresas, no tienen que adjuntar Estado de Cambios en el Patrimonio, ni Estado de Flujo de Efectivo.
En el caso de las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad, se acreditarán los indicadores de capacidad financiera y organización aportando una certificación suscrita por el proponente y contador. La plataforma les genera el certificado una vez diligencien la información financiera correspondiente.
Las personas jurídicas deben adjuntar Certificación de Cuentas Principales de su información financiera, la plataforma les permite descargarla para su diligenciamiento y firma.
Igualmente deben agregar Certificación de Gastos de Intereses, la plataforma le permite descargarla para su firma. En todo caso, la información financiera reportada en el Registro Único de Proponentes para todos los años, deberá ser coherente con lo reportado en la renovación de matrícula del año respectivo.